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Eventorganisation: 6 Tipps für ein gelungenes Event

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Seit über 10 Jahren vermittelt 5 Sterne Redner Redner, Moderatoren und Trainer und hat zahlreiche Erfahrungen rund um Events gesammelt und zahlreiche Veranstaltungen erfolgreich mitorganisiert. Darum werden wir häufig gefragt: Worauf kommt es bei der Planung von Messen, Kongressen und Firmenveranstaltungen an? Darum hat das 5 Sterne Team 6 persönliche Tipps zusammengestellt, die eine perfekte Planung Ihres Events möglich machen.

  1. Wann sollte die Eventplanung starten?Hier gilt: So früh wie möglich! Drei Monate Vorlauf sollten es allerdings mindestens sein. Bei einer Großveranstaltung empfiehlt 5 Sterne Redner einen Vorlauf von einem Jahr.
  2. Wie finde ich den richtigen Rahmen für meine Zielgruppe?Legen Sie zunächst das Leitthema für Ihre Veranstaltung fest! Danach bestimmen Sie die dazu passende Location, suchen einen guten Redner und das richtige Vortragsthema. Wenn man zum Beispiel das Thema Motivation und Teamzusammenhalt wählt, könnte man das an einem See mit einem unserer Profisegler umsetzen. Oder Sie bringen Ihren Gästen das Thema Entscheidungen näher - in einem Fußballstadion mit einem Bundesliga-Schiedsrichter. Die Tendenz zur eher willkürlichen Suche via Internet nimmt stark zu, jedoch ersetzt das natürlich nicht die persönliche Beratung einer Agentur, die ihre Redner und die dazugehörigen Themen kennt.
  3. Welches Budget muss ich für einen guten Redner einplanen?Die Honorare für erfahrene Vortragsredner beginnen etwa ab 2.500 Euro für einen 60-minütigen Auftritt zuzüglich Reisekosten und Mehrwertsteuer. Bei Vorträgen zu außergewöhnlichen Themen können die Honorare auf bis zu 5.000 Euro steigen. Prominente Redner mit hohem Bekanntheitsgrad bekommen bis zu 10.000 Euro. Spitzenreiter auf der Honorarliste sind Größen aus dem Showgeschäft oder der Politik wie etwa ehemalige Bundeskanzler – die auch gerne mal über 50.000 Euro aufrufen.
  4. Wann macht ein Vortrag während meiner Veranstaltung Sinn?Es gibt drei ideale Zeitpunkte für einen Vortrag während Ihrer Veranstaltung: Zum Auftakt, um auf das Thema einzustimmen, nach dem Mittagessen, um Ihren Gästen die Möglichkeit zu geben, das Mittagstief mit einer Kombination aus Wissen und Unterhaltung zu überwinden oder als Abendprogrammpunkt. Ein Vortrag am Abend eignet sich ideal, um eine Diskussionsrunde anzuschließen. Ein weiterer Tipp hierzu: Professionelle Redner haben in der Regel eine sehr hohe Vortragsqualität. Daher kann es nachfolgenden Rednern, die von Beruf aus nicht Redner sind, schwerfallen, das Publikum abzuholen. Eine längere Pauseoder ein Workshop sind zwischen zwei Vorträgen deshalb ideal.
  5. Wie viel Zeit muss ich für einen guten Vortrag einplanen?Die Empfehlung von 5 Sterne Redner liegt hier bei circa 60 Minuten. Vergleichbar mit einem guten Krimi: Zu sehr in die Länge gezogen, bleibt die Spannung auf der Strecke - zu kurzgehalten, leidet der Inhalt. Die meisten professionellen Redner lassen ihre Dramaturgie von einem Regisseur entwickeln, um entsprechende Highlights in ihren Vorträgen einzubauen und stimmen Ihren Vortrag auf das Publikum ab.
  6. Wie kann ich meine Veranstaltung zu einem besonderen Event machen?Es sind die Details, die eine Veranstaltung liebevoll machen. Empfangen Sie Ihre Gäste freundlich, geben Sie Ihnen ein Namensschild und das Gefühl, bei Ihnen angekommen zu sein. Vielleicht gibt es auf dem Stuhl des Gastes eine Kleinigkeit zur Begrüßung, sorgen Sie für genügend alkoholfreie Getränke und passen Sie die Tischdeko Ihrem Motto an. Wenn Sie also zum Beispiel zum Vortrag eines Zukunftsforschers einladen, bewirten Sie Ihre Gäste doch mit Gummibären aus dem 3-D-Drucker in der Form Ihres Logos. Sorgen Sie für eine gute Beschilderung zu den sanitären Anlagen und genügend Raucherecken. Verabschieden Sie sich von Ihren Gästen mit einem kleinen Giveaway, das zum Thema der Veranstaltung passt. Eine gute Event- oder Redneragentur, die Ihre Redner kennt, wird Ihnen auch dazu außergewöhnliche Tipps geben.

Was verbirgt sich hinter der Referentenagentur 5 Sterne Redner? Persönlicher Service, immer verlässlich und ein Garant für emotionale Momente – der Mensch steht bei 5 Sterne Redner immer im Fokus! 5 Sterne Redner vermittelt seit über 10 Jahren und ist damit der Garant für mitreißende und unvergessliche Veranstaltungen.

Sie haben noch weitere Fragen? Dann lassen Sie sich gerne persönlich von unserem Kundenberater Michael Kürzeder beraten. Sie erreichen 5 Sterne Redner unter beratung@5-sterne-redner.de oder unter 09071 770 35 0.

 

 

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