Redner buchen: So geht’s!

Ob Businessveranstaltung, Podiumsdiskussion oder Keynote – wer für einen Vortrag den passenden Experten sucht, steht irgendwann vor der Frage: Wie finde ich den richtigen Redner und wie buche ich ihn oder sie für meine Veranstaltung? Denn gute Redner sind gut gebucht. Veranstalter sollten daher die verschiedenen Buchungsmöglichkeiten gegeneinander abwägen. Grundsätzlich gibt es zwei Wege, um einen Redner auf die eigene Bühne zu bekommen – der direkte Kontakt und die Buchung über eine Redneragentur

Wer bereits einen konkreten Redner bei der Planung seiner Veranstaltung im Kopf hat, kann direkt mit ihm oder seinem persönlichen Management Kontakt aufnehmen. Erfolgreiche und bekannte Keynote Speaker sind allerdings schwer an den Hörer zu bekommen, bei Auslandsauftritten antworten sie zeitversetzt, manchmal erst Tage später auf E-Mails. Für eine bessere Erreichbarkeit haben manche Referenten daher ein eigenes Management, das den Terminkalender des Redners kennt und in groben Zügen über Vortragsinhalte, Dauer und mögliche Zielgruppen beraten kann. Hat der gewünschte Kandidat jedoch zum geplanten Termin keine Zeit, heißt es: Weiterrecherchieren und alternative Redner anfragen! Einige dieser Hürden bleiben erspart, wendet man sich dafür an ein zentrales Rednerbüro wie zum Beispiel das Portal www.redner-direkt-buchen.de.

Einen besseren Service und eine umfangreiche Beratung kann dagegen eine renommierte Rednervermittlung bieten. Solche Agenturen garantieren eine durchgängige Erreichbarkeit in der Regel von 8.00 bis 18.00 Uhr an fünf Tagen in der Woche. Hinzu kommen erfahrene Mitarbeiter, die dem Kunden eine hohe Beratungsqualität garantieren. Bei der Redneragentur 5 Sterne Redner kennen die Berater all ihre Redner persönlich und haben die Vorträge mindestens einmal, meist mehrmals gesehen. Daher wissen die jeweiligen Ansprechpartner genau, welcher Redner sich für welche Zielgruppe eignet und ob sein Honorar in das vorhandene Budget passt. Entsprechend schlagen sie dann eine Auswahl unterschiedlicher Referenten vor. Sollte der gebuchte Redner im schlimmsten Fall krank werden oder ausfallen, stellt eine Agentur in der Regel zuverlässig und unproblematisch einen Ersatzredner.

Nach der Buchung ist vor dem Bühnenauftritt: In der Zwischenzeit bis zum Vortrag kümmert sich das Management des Redners oder die zuständige Rednervermittlung um die Reiselogistik und die benötigte Vortragstechnik. Zusätzlich verschickt sie detaillierte Vortragsbeschreibungen und unterstützt den Kunden in der Öffentlichkeitsarbeit, zum Beispiel mit Texten für Einladungskarten. In vielen Fällen gibt es auch eine Auswahl an unterschiedlichen Bildern des Redners, die dem Kunden kostenfrei, schnell und unbürokratisch zur Verfügung stehen. Etwa zwei bis vier Wochen vor der Veranstaltung organisiert die Referentenagentur schließlich einen Telefontermin zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Vortragsredner. In diesem Gespräch werden dann die Vortragsinhalte detailliert abgesprochen, um sie auf das jeweilige Publikum anzupassen. Nach der Veranstaltung erhält der Kunde eine Rechnung, die die Kosten für Honorar und Anreise genau aufschlüsselt. Darüber hinaus halten gute Agenturen weiterhin Kontakt mit ihren Kunden und informieren sie in regelmäßigen Abständen über neue Trends auf dem Rednermarkt.