Tipps zur Eventorganisation: Wie wird eine Veranstaltung zum Erfolg?

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Als Inhaber der Referentenagentur 5 Sterne Redner hat Heinrich Kürzeder bereits viele außergewöhnliche Events auf die Beine gestellt. Mit seiner Expertise aus über 20 Jahren Veranstaltungsorganisation und der Vermittlung von faszinierenden Rednern verhilft er seinen Auftraggebern zu unvergesslichen Momenten. Daher kann er hilfreiche Tipps geben und kennt die ausschlaggebenden Kniffe, auf die es bei der Planung eines Events ankommt – egal ob Messe, Konferenz oder Unternehmensfeier.

Entscheidend ist dabei vor allem, dass man genügend Zeit für die Vorbereitungen einplant, also mindestens drei Monate. „Der richtige Zeitpunkt ist von der Gruppengröße abhängig – je nachdem, ob man einen Workshop mit 15 Teilnehmern plant oder ein Event mit über 3.000 Gästen“, erklärt Heinrich Kürzeder von der professionellen Redneragentur. Bei solch gut besuchten Veranstaltungen sollte man bereits ein Jahr vorweg mit der Organisation starten.

Begehrte Locations sind nämlich oft schon lange im Voraus ausgebucht. Laut Kürzeder ist aber gerade ein besonderer Veranstaltungsort wichtig und sollte zum Charakter des Events passen. Der Vortrag eines Profiseglers wie Dominik Neidhart zum Thema Teambuilding kann dann zum Beispiel an einem See stattfinden, das Rhetorikseminar von einem Kommunikationsexperten wie Winfried Bürzle in einem historischen Theatersaal. Die Mitarbeiter einer Redneragentur sind hierzu ebenso wichtige Ansprechpartner und haben außergewöhnliche Ideen.

Denn oftmals sind es die Kleinigkeiten, damit sich ein Gast oder Teilnehmer auf dem Event wohlfühlt und es in Erinnerung behält. Dafür sorgen unter anderem Details wie eine übersichtliche Beschilderung vor Ort, ein aufmerksamer Service und kleine Gastgeschenke. „Wenn Sie also zum Beispiel zum Vortrag eines Zukunftsforschers einladen, bewirten Sie Ihre Gäste doch mit Gummibären aus dem 3-D-Drucker in der Form Ihres Logos“, nennt Heinrich Kürzeder ein eindrucksvolles Beispiel.

Bei der Planung gilt es immer auch, das Budget und den Ablauf im Auge zu behalten. Ab 2.500 Euro bekommt man für sein Event einen guten Vortragsredner. Wer hier auf Prominenz setzt, muss tiefer in die Tasche greifen: Denn die Honorare bekannter Redner können bei 10.000 Euro liegen und bei prominenten Politikern oder Stars sogar Spitzensätze über 50.000 Euro erreichen. Hinzurechnen muss man dabei immer auch die Reisekosten und die Mehrwertsteuer. Für den Veranstaltungsablauf empfiehlt Heinrich Kürzeder, den Vortrag entweder gleich zu Beginn des Events als Auftakt zu platzieren, um das Publikum abzuholen, oder mit einem Mittagessen beziehungsweise einem Abenddinner zu verbinden. Dabei weiß der Inhaber von 5 Sterne Redner aus Erfahrung, dass ein begeisternder Vortrag etwa eine Stunde dauert und vergleicht ihn mit einem guten Krimi: „Zu sehr in die Länge gezogen, bleibt die Spannung auf der Strecke – zu kurz gehalten, leidet der Inhalt.“

Wer eine Veranstaltung plant, hat dabei meist viel zu bedenken und entscheiden. Gute Redneragenturen und Eventplaner können hier das ein oder andere an Organisationsarbeit abnehmen. Denn sie bringen viel Expertise mit und kennen ihre Redner genau. In einem persönlichen Gespräch beraten sie umfassend. So finden sich individuelle Lösungen, die jede Veranstaltung zu einem besonderen Event machen.

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